۶ راه موثر برای حفظ حریم خصوصی کارمندان در محل کار
آیا می‌خواهید از حقوق حریم خصوصی کارمندان در هنگام نظارت بر محل کار محافظت کنید؟
خواه به دلایل امنیتی باشد یا به لحاظ تولید و بهره‌وری، امروزه نظارت بر محل کار به یک نیاز حیاتی تبدیل شده است.
با این حال نظارت بر محل کار باید به صورت شفاف صورت گرفته تا از حریم خصوصی کارمندان محافظت شود.
در این مقاله حقوق و حریم خصوصی کارمندان را تعریف کرده و راه نظارت بر آن‌ها بدون نقض این حقوق را توضیح می‌دهیم.
حقوق حریم خصوصی کارمندان چیست؟
حقوق حریم خصوصی کارمندان حقوقی هستند که نحوه نظارت بر کارمند را در محل کار و از راه دور محدود می‌کنند. این حقوق بسته به قانون کار در کشورهای مختلف متفاوت است.
شما به عنوان یک کارفرما در درجه اول وظیفه دارید با مطالعه این قوانین، نسبت به تمام مختصات آن آگاهی داشته باشید و بر اساس قوانین و ضوابط مربوطه، حقوق حریم خصوصی کارمندان خود را رعایت کنید.
چرا حفظ این حقوق مهم است؟
مدیران این روزها ممکن است به دنبال نظارت بر محل کار برای افزایش بهره‌وری و اطمینان از ایمنی محل کار باشند. به عنوان مثال، ممکن است شما نرم‌افزار مدیریت عملکرد را برای افزایش بهره‌وری کارکنان به‌کار بگیرید.
با این حال انتظار یک کارمند برای حفظ حریم خصوصی‌اش باید با منافع تجاری مشروع کارفرما هماهنگ و متعادل شود.
به عنوان مثال مشاهده اکانت‌های رسانه‌های اجتماعی یک متقاضی شغل ممکن است یک روش استاندارد برای شما برای تحقیق در مورد او باشد.
اما متقاضیان کار ممکن است شبکه‌های اجتماعی را پدیده‌ای خصوصی بدانند و نخواهند که پروفایل رسانه‌های اجتماعی آن‌ها را مشاهده کنید، زیرا این کار برای آن‌ها به مثابه تجاوز به حریم شخصی‌شان است.
۶ را برای نظارت هوشمندانه بر کارمندان (بدون تجاوز به حریم خصوصی آن‌ها)
نظارت موفقیت‌آمیز محل کار بدون تجاوز به حقوق حریم خصوصی کارمندان کاملا امکان‌پذیر است. در شش راه هوشمندانه وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا بر کارکنان به طور مسئولانه نظارت کنید:
-
از اطلاعات محرمانه کارمندان محافظت کنید
کارفرمایان مسئولیت اخلاقی دارند که اسناد حساس شامل اطلاعات شخصی کارکنان (مانند شماره تامین اجتماعی آن‌ها را) به طور ایمن ذخیره کنند. آن‌ها همچنین باید اسناد قدیمی را هر زمان که دیگر مورد نیاز نیست، از بین ببرند.
موارد زیر عموما به عنوان داده‌های خصوصی و محرمانه کارمندان در نظر گرفته می‌شوند:
-
تست اعتیاد
شرکت‌ها مجاز به انجام آزمایش‌های اعتیاد به مواد مخدر یا الکل هستند، اما نتیجه این تست‌ها قانونا نباید منتشر شود.
لازم به ذکر است که انجام تست اعتیاد هم ضوابط مخصوصی دارد و طی شرایط زیر انجام می‌پذیرد.
- کارکنانی که در حین کار علائم مصرف مواد مخدر را از خود بروز می‌دهند
- کارمندانی که به دلیل مصرف مواد، در حین کار آسیب دیده‌اند
- کارمندانی که مشاغل حساسی دارند که با جان و سلامت دیگران در ارتباط است
-
بازرسی بدنی شخصی
سیاست برخی از شرکت‌ها که اطلاعات یا تولیدات‌شان حساس و محرمانه است ایجاب می‌کند که کارمندان روزانه بازرسی بدنی شوند یا کامپیوترهای‌شان در محل کار چک شود.
با این حال بازرسی بدنی باید طبق ضوابط و بدون آزار جنسی، تحقیر یا توهین انجام گیرد.
-
بررسی سوء‌پیشینه
در برخی از مشاغل حساس و مشاغل دولتی گرفتن گواهی سوء‌پیشینه توسط کارمند یا بررسی سوء‌پیشینه از مراجع قضایی توسط خود شرکت لازم است.
در چنین مواردی باید دقت کنید که اطلاعات و سوابق کارمند باید تحت هر شرایطی نزد مسئول مربوطه محرمانه باقی مانده و به هیچ عنوان منتشر نشود.
-
اطلاعات پزشکی
یک شرکت هرگز نباید اطلاعات پزشکی کارکنان خود را در معرض دید دیگران قرار دهد.
سوابق پزشکی به همراه اطلاعات حساس مانند جزئیات خانوادگی، شماره تامین اجتماعی، آدرس و غیره در دسته خصوصی و محرمانه قرار می‌گیرند.
-
از اطلاعات کارمندان فقط برای اهداف مشخص استفاده کنید
وقتی از اطلاعات شخصی کارمندان برای اهداف غیرضروری استفاده کنید، آن‌ها شما را فردی تهاجمی و خطرناک تلقی می‌کنند.
به عنوان یک کارفرما، باید حفاظت از داده‌های کارکنان را در اولویت قرار داده و از داده‌های جمع‌آوری شده فقط برای هدف مورد نظر خود استفاده کنید.
این داده‌ها اگر برای هدف دیگری استفاده شود، کارمندان اعتماد خود را به کارفرمایان خود از دست می‌دهند و روحیه و بهره‌وری آنان به شدت کاهش پیدا می‌کند.
مثلا اگر در محیط کار دوربین‌هایی برای اطمینان از ایمنی کارکنان وجود داشته باشد، اما مدیری از آن برای ردیابی زمان استراحت کارکنان استفاده کند، کارمندان احتمالاً احساس می کنند که حریم خصوصی آن‌ها مورد تجاوز قرار گرفته است.
در این صورت چه باید کرد؟
- یک استراتژی برای نظارت ایجاد کنید که حریم خصوصی کارکنان را در اولویت قرار دهد.
- ردیابی را تا حداقل مقدار مورد نیاز برای رسیدن به هدف مورد نظر ادامه دهید.
- ایجاد یک سیاست حفظ حریم خصوصی کامندان (یا مانیفست حفظ حریم خصوصی) را در نظر بگیرید تا کارکنان از استراتژی شما در این زمینه مطلع باشند.
-
نظارت الکترونیکی را محدود کنید
نظارت الکترونیکی به یک کسب‌و‌کار اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های کارکنان را ردیابی و مشارکت کارمندان را با وظایف مربوط به کار – حتی زمانی که از خانه کار می‌کنید – نظارت کند.
از زمان همه‌گیری ویروس کرونا، افراد بیشتری از راه دور کار می‌کنند.
و در حالی‌که ممکن است کووید افراد را مجبور به کار از خانه کرده باشد، اما آن‌ها هنوز هم انتظار معقولی از حفظ حریم خصوصی در محل کار در مورد وسایل شخصی دارند – حتی اگر از یک دستگاه شخصی برای مقاصد کاری استفاده شود.
با استفاده از نکات زیر می‌توانید نظارت الکترونیکی بر کارمندان خود را محدود کنید:
- با استفاده از راه‌حل‌های مدیریت بهره‌وری، نظارت را فقط به ساعات کاری محدود کنید.
- به جای نظارت مستقیم بر کامپیوترها، ترافیک شبکه داخلی را رصد کنید. ترافیک شبکه مقدار داده‌ای است که در یک نقطه زمانی معین در شبکه شرکت شما جابه‌جا می شود. هرچه ترافیک شبکه سنگین‌تر باشد، کارمندان شما فعال‌تر هستند.
- اطمینان حاصل کنید که تیم شما از فعالیت‌های نظارت بر کارکنان آگاه است. این فعالیت‌ها باید به خوبی مستند و توضیح داده شوند. کارمندان باید این شیوه‌های نظارتی را به صورت کتبی تایید کنند.
- حق نظارت بر تلفن همراه کارمند شما بستگی به این دارد که تماس او خصوصی یا تجاری باشد. کارمند و همچنین مشتری، باید آگاه باشد که تماس تلفنی تحت نظارت است.
-
نظارت از طریق دوربین را محدود کنید
کارفرمایان برای پیش‌گیری از سرقت یا به دلایل امنیتی، مجاز به استفاده از دوربین های ویدئویی برای نظارت بر محل کار هستند.
نکته مهم ابتدایی این است که نصب دوربین باید از طریق پوستر یا علائم مخصوص این کار به اطلاع تمام کارکنان شرکت برسد که بدانند حرکات آن‌ها توسط دوربین ضبط می‌شود و حریم شخصی‌شان در خطر است.
در حالی که ضبط ویدئو در اکثر کشورها مجاز است، اکثر دوربین‌های مداربسته محل کار صدا را ضبط نمی‌کنند، زیرا استراق سمع کارمندان حتی در حین کار در بسیاری از کشورها غیرقانونی و مجرمانه است.
در مورد نحوه استفاده از دوربین‌های مداربسته حتما باید قوانین کار را مطالعه کنید.
-
یک سیاست نظارت بر کارکنان داشته باشید
چه درگیر نظارت داخلی و چه از راه دور مشغول نظارت کارمندان هستید، مطمئن شوید که کارکنان شما از طریق سیاست نظارت بر کارکنان که قبلا طراحی کرده‌اید، متوجه شده‌اند که چرا و چگونه بر آن‌ها نظارت می‌کنید.
در این سیاست نظارتی به کارمندان خود اطلاع دهید که از پرونده پرسنلی آن‌ها محافظت و از اطلاعات‌شان فقط برای اهداف بهره‌وری و ایمنی محل کار استفاده می‌شود.
بعضی از مفاد این سیاست می‌تواند چنین باشد:
- به وضوح توضیح دهید که کارکنان کجاها تحت نظارت هستند.
- مشخص کنید از چه روش‌هایی برای نظارت بر آن‌ها استفاده می‌کنید. مثلا دوربین مداربسته، جی‌پی‌اس و …
- به آن‌ها خاطرنشان کنید که این نظارت فقط برای مقاصد کاری و در ساعات کاری انجام می‌شود.
- محدوده نظارت بر آن‌ها را به طور شفاف مشخص کنید.
- اطمینان حاصل کنید که کارمندان در مورد این سیاست آموزش دیده و اهمیت آن را درک کرده‌اند.
- جهت ایجاد شفافیت و اطمینان بیشتر به کارمندان دسترسی دهید تا اطلاعات جمع‌آوری‌شده مربوط به خود را ببینند.
-
از نرم‌افزارهای مدیریت بهره‌وری مناسب برای کارمندان استفاده کنید
نرم‌افزار مدیریت بهره‌وری کارکنان به روشی محبوب برای پیگیری کارمندان از راه دور و در شرکت تبدیل شده است.
شما می‌توانید با ترویج آن به عنوان یک ابزار بهره‌وری به جای ابزاری برای نظارت بر کار، به کارکنان کمک کنید تا از استفاده از چنین نرم‌افزارهایی استقبال کنند. هنگامی که کارکنان درک کنند که وجود نرم‌افزار عملکرد به نفع آن‌هاست، گاردشان در برابر استفاده از آن باز خواهد بود.
مطالعه‌ای که سال ۲۰۱۹ توسط موسسه Accenture انجام شد، نشان داد که تقریبا تمام کارمندان بخش خصوصی خصوصی (۹۲٪) آماده نظارت کارفرمایان بر خود هستند، تا زمانی که این نظارت به نفع آن‌ها باشد.
با این راه‌ها می‌توانید نرم‌افزارهای مدیریت بهره‌وری را برای کارمندان خود تبلیغ کنید:
- تاکید کنید که استفاده از این نرم‌افزار، پیگیری روزانه و حضوری از کارمندان برای عقب نماندن از کارها را از بین می‌برد.
- توضیح دهید که با این روش آن‌ها می‌توانند مستقل‌تر بوده و زمان‌هایی را که در آن بیشترین بهره‌وری را دارند، شناسایی کنند.
- بر سادگی نصب این نرم‌افزارها و استفاده از آن‌ها تاکید کنید.
نظرات کاربران